Wie umgeht man Fehlbesetzungen?

Die meisten Unternehmen haben ihre eigene Herangehensweisen im Recruiting-Prozess. Diese Herangehensweisen münden jedoch oft in eingesessene Muster und Rituale, welche das gewünschte Resultat – die offene Stelle mit dem passenden Personal zu besetzen – nicht erreichen. Warum hinterfragt das Management dennoch nicht den Mangel und greift immer noch auf etablierte Muster zurück?

Die Grundaufgabe des Recruiting-Prozesses soll nur eine sein – die freie Stelle mit der richtigen Person zu besetzen. Diese Grundaufgabe gerät aber oft in Vergessenheit und man wendet sich wieder dem Suchen-Finden-Einstellen-Ritual zu. Dabei begibt sich das Unternehmen auf die Suche nach einer eierlegenden Wollmilchsau und nicht nach einer Person, die die Stelle perfekt besetzt.

Das Ritual beginnt schon ganz am Anfang – mit der Stellenbeschreibung. Statt die zu vergebene Position und die Unternehmensvorstellungen konkret zu beschreiben, konzentriert sich der Stellenverfasser darauf, die Beschreibung positions- und branchenunabhängig zu gestalten. Liest man solch eine Stellenanzeige, kommt man schnell ins Staunen. Denn gesucht wird dann nach einem fachspezifischen Profi, der zugleich ein Alleskönner sein muss.

Nehmen wir doch als Beispiel den Programmierer. Fällt in sein Auge solche Stellenbeschreibung, die mit den technisch-fachlichen Anforderungen und einer Checkliste der gewünschten Programmiersprachen beginnt – so fühlt sich dieser sofort angesprochen. Denn seine kopfinterne Festplatte ein Profil herausspuckt: Nerd-Deluxe. Weiter erfasst sein Auge folgende Passage: ausgeprägte Teamfähigkeit und Kundenorientierung. Und genau an der Stelle kommt es zu den Fragezeichen – was denn nun???

Diese Stellenbeschreibungen haben eine Tendenz, etwa eine Person zu suchen, welche es in der Realität gar nicht geben kann. Einfach widersprüchliche Fertigkeiten und Fähigkeiten aufzulisten genügt nämlich nicht, solchen Menschen muss es auch noch geben. Bekannterweise verfügt ein Mensch über starke Ausprägungen einer Eigenschaft, die mit anderen Eigenschaften kollidieren. Wenn der Interviewer diese Regel im Auge hat, so wird er vom Fach-Freak nicht die eierlegende Wollmilchsau erwarten, sondern die für die Stelle passende Fachbesetzung.

Nach der Stellenbeschreibung werden die Unternehmen vom zweiten Musterverhalten aufgesucht. Beim Interview ist in der Regel, der Chef und der HR-Verantwortliche anwesend. Die Kollegen, die mit der gesuchten Person die Arbeit Tag für Tag gemeinsam verrichten sollen, bleiben aussen vor. Den künftigen Chef wird man dann vielleicht ein Mal in der Woche sehen, den HR-Verantwortlichen wohl sogar einige Male im Jahr. Somit überlässt man die konkrete Beurteilung der fachlichen Fähigkeiten und menschlicher Verträglichkeit der Probezeit. Davor sagt man aber den anderen Kandidaten schon mal "fairerweise" ab ...

Aber auch im Interview wird das alte Ritual weiter praktiziert. Dem Bewerber wird die Stelle wie eine Kundenpräsentation vorgetragen. Wird dabei die Stelle als „anspruchsvoll und abwechslungsreich“ präsentiert, und sie sich in der Wirklichkeit schon bald als eintönig erleben lässt, so ist Enttäuschung > Frust > Demotivation vorprogrammiert. Was bringt also diese Show?

Nun fragen Sie sich sicher, wenn also eine Stellenbeschreibung typgerecht gestaltet wird, beim Interview die künftigen Arbeitskollegen anwesend sind und das Interview keinen Show-Charakter bekommt, ist alles super. Nein, das reicht für den guten Anfang – die Problemlösung folgt noch.

Ein Unternehmen besteht aus diversen Einheiten, die miteinander durch abteilungs- und bereichsübergreifenden Prozessen verknüpft sind. Somit gibt es außerhalb der jeweiligen Abteilung diverse Abnehmer. Darum muss jeder Mitarbeiter genau wissen, was von ihm erwartet wird. Auch muss der Interviewer genau wissen, was vom künftigen Mitarbeiter erwartet wird.

Bleiben wir bei unserem exemplarischen Programmierer und betrachten die oben genannte Stellenbeschreibung näher.

1. Qualitätsbewusstsein: der eine Kundenberater verlangt vom Programmierer eine strikte Einhaltung von Terminen, insbesondere beim wichtigsten Kunden des Unternehmens. Beide sind sich in dem Punkt einig und untermauern dies mit der Passage der Stellenbeschreibung.

2. Kundenorientierung: der zweite Kundenberater möchte in einer wichtigen Akquisitionsphase eines bedeutenden Kunden den Programmierer miteinbinden und verweist diesen dabei auf die Passage der Stellenausschreibung „Kundenorientierung“.

3. Teamfähigkeit: der Team-Kollege des Programmierers bittet diesen um administrative Unterstützung, weil er an einem Großprojekt des wichtigsten Kunden zu stark eingebunden ist.

4. Selbständigkeit und Zielorientierung: in diesem Durcheinander wendet sich der Programmierer schliesslich an seinen Vorgesetzten, um die Prioritäten korrekt zu verteilen. Vom Vorgesetzten bekommt er gesagt, dass ihr Unternehmen stark auf die Kosten achten muss und verlangt von ihm, dass alle kostenspieligen Erwartungen der Kollegen seinerseits unterbunden sein müssen.

An der Stelle verbleibt nur eine Frage: sollte diese Stelle tatsächlich von einem Programmierer und nicht von einem welterfahrenen Diplomaten mit Spezialisierung auf Krisendiplomatie besetzt werden?

Wo versteckt sich dann das Problem und wo die Lösung? Das Problem liegt darin, dass es den Unternehmen eine einvernehmliche Klärung der gegenseitigen Rollenerwartungen für die Schlüsselpositionen fehlt. So beschreibt die Stellenanzeige, was die Person macht. Und nicht: Was verbessert sich, wenn Sie da sind? Welchen Mehrwert bringt Ihre Arbeit für meine?

Solche Rollenklärung ist jedoch kein leichtes Unterfangen – es gilt dabei die Rollen korrekt abzugrenzen und Konfliktsituationen zu erkennen. Jede Schlüsselfunktion wird täglich mit unrealistischen Rollenerwartungen konfrontiert. In diesem Fall muss sie wissen, auf welche Priorität beim jeweiligen Konflikt sie setzen muss.

Fehlt diese Rollenklärung im Unternehmen, so bekommt der Bewerber den Mangel nicht während des Interviews zu spüren, er muss sie im Tagesgeschäft mühsam kompensieren.

Wie man die Rollenklärung professionell durchführt, fragen Sie am besten den Profi. Fakt ist, dass nach Abschluss der Rollenklärung das Unternehmen über zuverlässige Orientierungsgrössen im gemeinsamen Umgang haben wird. Nebenher werden Sie exakt wissen, wen Sie rekrutieren wollen und Ihr Rekrutierungsprozess wird realitätsnah sein. So gehen Sie der Gefahr der Fehlbesetzung aus dem Wege und greifen nicht zu alten, sondern bewehrten Mustern zu.

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